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Zu glauben, dass wir die Neigung zur Prokrastination ein für alle Mal beseitigen können, wäre utopisch. Es gibt jedoch ein paar einfache Tricks, mit denen wir schneller von einem passiven in einen aktiven Zustand zurückkehren und den Ball wieder ins Rollen bringen können – zumindest vorübergehend. Wir haben mit der High Performerin Irina Jenni über ihre Anti-Prokrastinationsstrategien gesprochen und sie hier für dich zusammengefasst.

Zerstückle die Aufgabe in Teilaufgaben

Erstelle eine Liste mit allen Teilaufgaben, die die Aufgabe mit sich bringt, und gib sie in ein Tool wie Trello oder MSPlanner ein. Indem du die Aufgabe zerstückelst, bekommst du ein Gefühl für den Umfang und die logische Reihenfolge, in der du vorgehen musst. Das gibt dir Selbstvertrauen, denn mit dem neu gewonnenen Überblick weisst du genau, wo du anfangen musst, und die Aufgaben erscheinen plötzlich machbar. Konzentriere dich nur auf die anstehende Teilaufgabe und arbeite die Liste Schritt für Schritt ab.

Tausche dich mit ArbeitskollegInnen aus

Wenn es dir schwerfällt, dich hinzusetzen und die Aufgabe in Teilaufgaben zu zerlegen, tausche dich zunächst mit deinen KollegInnen aus. Indem du laut aussprichst, welches Problem du zu lösen versuchst, wird die Aufgabe zum einen für dich klarer – so dass du dir die Antwort teilweise selbst geben kannst – und zum anderen kannst du an das Wissen und die Erfahrung deiner KollegInnen andocken, was gerade bei grossen Aufgaben ultra motivierend ist und deinen Produktivitätsfluss ankurbelt.

Erstelle einen realistischen Zeitplan – und halte dich daran!

Überlege dir, wie lange du für jede Aufgabe brauchst und plane die nötigen Zeitfenster in deinem Tool (Trello, MSPlanner) oder Kalender. Denke daran: Sei realistisch und plane sowohl Pausen als auch Zeitpuffer ein, denn gerade bei komplexen Aufgaben ist es wichtig, deinem Gehirn eine Pause zu gönnen, um deine Kreativität zu fördern und dich motiviert zu halten. Nimm dir vor, jeweils nur eine Aufgabe innerhalb des vorgegebenen Zeitfensters zu erledigen. Vor und nach der Aufgabe kannst du tun, was du willst (und was dir gut tut).

"Ist es möglich, die Prokrastination umfassend zu überwinden? Ich glaube nicht. Das würde über kurz oder lang zum Burnout führen. Wir alle haben eine gewisse Neigung zur Prokrastination, und solange sie in Massen stattfindet, ist sie auch gesund."

Irina Jenni

Arbeite im Team und setze Deadlines

Wenn es eine Aufgabe gibt, die du immer wieder aufschiebst, kann es hilfreich sein, sich mit ArbeitskollegInnen zusammenzutun und die Aufgabe gemeinsam zu erledigen und/oder sich zu verpflichten, die Lösung bis zu einem bestimmten Termin zu liefern. Trage die Frist in deinen Kalender ein: Jetzt bist du es nicht nur dir selbst, sondern auch einer anderen Person schuldig, den Task zu erledigen, was einen gewissen sozialen Druck erzeugt und das Aufschieben erschwert.

"Wenn Prokrastination häufig auftritt, ist die Ursache höchstwahrscheinlich Über- oder Unterforderung, die falsche Aufgabe oder der falsche Ansatz."

Irina Jenni

Evaluiere dich selbst und bitte um Hilfe (falls nötig)

Du hast die Aufgabe aufgeteilt, Ideen mit deinem Team ausgetauscht, einen realistischen Plan erstellt, Fristen gesetzt und kommst trotzdem nicht weiter? Dann ist es Zeit für eine ehrliche Selbstanalyse. Frag dich selbst:

• Fühle ich mich unter- oder überlastet?

• Sind meine Ansprüche an mich selbst realistisch? (Perfektionisten ahoi!)

• Bin ich erschöpft und deshalb nicht motiviert?

• Ist mein Kopf mit einer anderen Sache beschäftigt?

• Macht mir meine Arbeit grundsätzlich keinen Spass?

Eine ehrliche Selbstanalyse hilft dir, die Ursache für wiederholtes Aufschieben zu finden und den nächstmöglichen Schritt zur Lösung zu machen. Du fühlst dich überfordert? Bitte um Hilfe oder besuche einen Kurs, um dir fehlende Fähigkeiten anzueignen. Die Aufgaben, für die du verantwortlich bist, gefallen dir nicht? Sprich mit deinen Vorgesetzten, um zu sehen, ob es möglich ist, dein Profil anzupassen oder die Aufgabe zu delegieren. Denk daran: Wir sind nicht perfekt, aber wir können uns immer verbessern!

Red Bull